Jaarverslag 2019, Stichting Pensioenfonds Essity

Stichting Pensioenfonds Essity Jaarverslag 2019 21 NFR1 Ad 1 Goed bestuur Goed bestuur, of te wel ‘governance’, is cruciaal om een organisatie goed, efficiënt en verantwoord aan te sturen. Vanuit de maatschappij is er veel aandacht voor dit onderwerp. Voor pensioenfondsen is de governancediscussie per 1 juli 2014 geconcretiseerd in de Wet Versterking Bestuur Pensioenfondsen (WVBP). Daarvoor waren deze vastgelegd in Principes voor Goed Pensioenfondsbestuur (PFG). In de praktijk is een belangrijk bestuurlijk risico bij een pensioenfonds het potentiële gebrek aan continuïteit in uitvoering en deskundigheid om professionele dienstverleners aan te (kunnen) sturen. Het bestuur van het pensioenfonds heeft dit belangrijke aandachtspunt ondervangen door de inrichting van een pensioenfondsdirectie, bestaande uit een fulltime functie (directeur). In termen van governance betekent dit dat het bestuur zich meer kan concentreren op haar beleidstaken en de vaststelling daarvan. De pensioenfondsdirectie legt verantwoording af aan het bestuur en houdt intensief controle op uitvoering, risicobeheer, advisering, en verantwoording. Het mandaat van de pensioenfonds- directie is vastgelegd in een ‘Reglement Pensioenfonds Directie/Directeur-secretaris’. Dit model is formeel vastgelegd sinds september 2009 en herzien per 31 december 2010, maar heeft als zodanig gefunctioneerd sinds de aanstelling van de directeur per 1 november 2007. Dit governance model functioneert naar verwachting. Belangrijke aandachtspunten van Goed Pensioenfondsbestuur zijn zorgvuldig bestuur, deskundigheid, communicatie, openheid, intern toezicht en verantwoording. Op al deze deelgebieden heeft het bestuur maatregelen genomen conform bepalingen en aanbevelingen vanuit de toezichthouder en de Pensioen Federatie. Nieuwe ontwikkelingen, vanuit de wetgever/toezichthouder en/of maatschappij, worden proactief geadresseerd. In 2017 heeft het bestuur een zelfevaluatie uitgevoerd in samenwerking met een externe partij in verband met de grote focus op opleiding en deskundigheid. Oordeel en beoordeling externe partij in 2017 betrof laag risico. De zelfevaluatie in 2018 heeft geen nieuwe, extra risico’s opgeleverd. NFR1 Ad 1a. Continuïteit Het risico dat door vertrek van de bestuurders/directie de continuïteit van bestuur in gevaar komt. Het bestuur streeft naar voldoende collectieve deskundigheid en continuïteit op enige tijd. Het bestuur streeft hierbij naar tijdige opvolging en achterban in geval van vertrekkende bestuurders/directie dan wel adviseurs. Er blijft een mogelijkheid bestaan dat bestuurders/directie niet meer beschikbaar zijn. Binnen het bestuur zijn er voldoende gekwalificeerde bestuurders om dit op te vangen. In geval van het wegvallen van de directie wordt gebruik gemaakt van de inzet van een bestuursadviseur van AZL voor drie dagen per week op locatie van het fonds in Zeist. Oordeel: laag risico. NFR1 Ad 1b. Vermogensbeheer Het risico dat verkeerde vermogensbeheer besluiten worden genomen bij de uitvoering van het strategisch beleggingsbeleid. Beheersing van dit risico is voor een belangrijk deel een governance issue. Er dient grote deskundigheid en ervaring te zijn. Dit heeft het fonds geborgd met een deskundige Investerings Commissie, mede met bestuurders als leden en een adviseur als de fiduciair manager. Deze combinatie heeft afgelopen jaren tot goede resultaten geleid. Oordeel: laag risico. NFR1 Ad 1c Bestuurdersaansprakelijkheidsrisico Het risico dat bestuurders niet meer in staat zijn hun positie onafhankelijk waar te maken. Het bestuur heeft een collectieve verzekering. Oordeel: laag risico. NFR1 Ad 2 Verandering in omgeving Niet adequaat reageren op veranderingen op gebied van (1) concurrentie, (2) belanghebbenden, (3) reputatie en (4) ondernemingsklimaat. Het fonds streeft ernaar haar beleid op deze elementen te blijven afstemmen. Het bestuur en de directie monitoren deze veranderingen en bespreken die door het jaar heen. Oordeel: laag risico. NFR1 Ad 3 Operationeel risico Het risico op ondoelmatige procesinrichting en uitvoering. Risico op ondoelmatige proces-inrichting waardoor fouten ontstaan, doorlooptijden te lang zijn of het serviceniveau richting deelnemers onacceptabel wordt. Dit kan zich manifesteren binnen o.a. onderstaande processen: - Acceptatie nieuwe deelnemer - Mutatie deelnemersgegevens - Uitkering en betaling - Settlement - Rapportages - Productontwikkeling - Verwerking wettelijke waardeoverdrachten - Geautomatiseerde interfaces met externe partijen. - Deelnemerscommunicatie Het fonds wenst deze risico's zoveel als mogelijk te mitigeren. Hierbij streeft het fonds naar 'best-practice' voor doelmatigheid procesinrichting en uitvoering (beste kwaliteit/ kostenverhouding). De kwaliteit van uitvoering wordt geborgd door integrale beheersing van processen waarvoor het fonds verantwoordelijk is. Voor processen of procesonderdelen welke door het fonds zelf worden uitgevoerd, wordt gebruik gemaakt van AO/IC principes om een doelmatige uitvoering zeker te stellen. Ten aanzien van uitbestede processen maakt het fonds gebruik van risicobeheersingsmaatregelen welke specifiek gericht zijn op uitbestede processen (zie NFR 7.1 tot en met NFR 7.12). In principe kiest het fonds voor de laagste kosten, tenzij aantoonbaar is dat keuze voor een duurdere leverancier of oplossing zal leiden tot substantieel hogere kwaliteit. In de keten van uitvoering worden deze uitgangspunten bewaakt door bestuur, directie, verbonden personen en dienstverleners. Meting is een belangrijk onderdeel. Dit wordt uitgevoerd met behulp van benchmarks, marktonderzoek, aanvraag offertes of elke ander proces dat informatie kan opleveren. Waar tekortkomingen worden gesignaleerd wordt gestreefd naar directe aanpak. Oordeel: laag risico. NFR1 Ad 4a. Juridische risico’s, contractrisico Het risico van - Niet naleven contracten - Niet afdwingbaar zijn van contracten - Aansprakelijkheid Contracten dienen duidelijk te zijn en belangen van het fonds en stakeholders te beschermen. Tevens dienen contracten flexibel te zijn op veranderende wet- en regelgeving zodat deze niet tot nadelige gevolgen kunnen leiden voor stakeholders. Het fonds hecht grote waarde aan goede contracten. Hiertoe zoekt zij specialisten ter beoordeling en afstemming van de contracten. De primaire opzet van de contracten is om als bestuur in controle te zijn dan wel waar te maken dat zij via rapportages etc. in controle is op afstand. Contracten zijn met hoogste mogelijk juridische precisie opgezet. Contracten