Jaarverslag 2020, Stichting Pensioenfonds Essity

Stichting Pensioenfonds Essity Jaarverslag 2020 10 5. Governance pensioenfonds 5.1 Samenvatting Goed bestuur (governance) heeft vier hoofdelementen: 1. Organisatie van goed bestuur, deskundigheid; 2. Vermogensbeheer conform prudent person principe; 3. De ambitie hebben om voor stakeholders ‘good-practice’ beleid en uitvoering te realiseren, kostenbeheersing; 4. Inzicht en controle over risicobeheersing en interne auditprocessen; 5. ‘In control’ zijn op beleid en uitvoering. Het bestuur heeft een sterke focus op goede governance en is van mening dat zij door goede organisatie in 2020 ‘in control’ is geweest en dat risico’s acceptabel zijn. 5.2 Toelichting Ad 1 Organisatie van goed bestuur: -Eerste uitvoeringslaag : het bestuur en directie voeren doorlopend evaluatie uit van de organisatie van ‘het besturen’. In 2020 heeft het wederom vastgesteld dat de huidige organisatie en opzet voldoet. Bestuur en directie dragen zorg voor borging van continuïteit van het fondsorganen en bevordering van deskundigheid. Vanaf 2018 heeft het bestuur continuïteit geborgd indien de directie zou uitvallen met afspraken over tijdelijke invulling van deze functie door een bestuursadviseur van AZL. In 2020 zijn er geen wijzigingen geweest in het bestuur en de directie. Geschiktheid: Het fonds hanteert een geschiktheidsplan. Alle leden van het bestuur voldoen aan de geschiktheidseisen (kennis, vaardigheden en professioneel gedrag). Het bestuur organiseert permanente intern- en externe educatie voor bestuursleden en leden van het Verantwoordingsorgaan. Zie ook Hoofdstuk 3 Toelichting bestuur en organisatie . De organisatie van goed bestuur is geborgd in diverse beleidsdocumenten. Investerings Commissie . Dit is een adviescommissie van het bestuur en heeft geen besluitbevoegdheid, behoudens in opdracht van het bestuur. De commissie bestaat uit twee leden namens het bestuur (paritair), twee externe deskundigen en de voorzitter. De voorzitter is de directeur van het fonds om optimale afstemming tussen bestuur, commissie en vermogensbeheerders te garanderen. In 2020 zijn er geen personele wijzigingen geweest in de Investerings Commissie. -Tweede uitvoeringslaag: in het kader van IORP II zijn drie sleutelfunctiehouders benoemd: voor risico Dhr M. de Lint, voor audit Dhr S. Tuijp en voor actuarieel Dhr J. Tol (tevens certificerend actuaris). Alle sleutelfunctiehouders rapporteren per kwartaal. In de tweede uitvoeringslaag zijn in 2020 geen verdere aanpassingen geweest. -Derde uitvoeringslaag, toezicht : in 2020 is voor het Verantwoordingsorgaan is het kader van de invoering van de vaste premieregeling per 1 januari 2020 het reglement aangepast betreft stemverhouding. Voor de functies voorzitter en secretaris zijn beide werknemersvertegenwoordigers benoemd. Dhr. Janssen is uitgetreden en Dhr. Lansbergen is per 1 januari 2021 toegetreden. Ad 2 Vermogensbeheer conform ‘prudent person regel’: Het fonds voert haar vermogensbeheer uit conform de ‘prudent person regel’. Het fonds heeft in 2015 het (beleggings)risicobeleid vastgesteld en gedefinieerd samen met sociale partners. Hiermee is de basis gelegd voor beleggingen binnen een strikt risicoprofiel ten opzichte van de verplichtingen en de ambitie voor indexatie met als kern gespreid beleggen met een optimum van rendement versus risico en kosten. Het fonds hanteert hierbij de leidraad van ‘investerings-beginselen’ met daarin Maatschappelijk Verantwoord Beleggen (ESG) en ‘uitvoerings-beginselen’. Deze worden geborgd in drie documenten, Het Beleggingskader, het jaarlijkse Beleggingplan en de (jaarlijkse) ‘Verklaring Prudent Person’. Er is een breed raamwerk van afspraken met vermogensdienstverleners met behulp van contracten, service level agreements (SLA’s), afspraken over mandaten, monitoring, rapportage en verantwoording over het vermogensbeheer waardoor ook uitvoeringsrisico’s zijn gemitigeerd (conform analyse Integraal Risico Management, zie ook Hoofdstuk. 11 Risicobeheersing. Ad 3 De ambitie hebben om voor stakeholders ‘good-practice’ beleid en uitvoering te realiseren (beleid, uitvoeringskosten) In Hoofdstuk 3 Organisatie en bestuur is tevens de missie, visie en strategie uitgewerkt in relatie tot good-practice. Organen als het Verantwoordingsorgaan en de Visitatie- commissie geven aan dat naar hun mening het bestuur ‘in control’ is en dat het beleid en uitvoering in orde is. Betreffende Uitvoeringskosten : zie Hoofdstuk 6 Kosten. Ad 4 Inzicht en controle over risicobeheersing en interne auditprocessen Uit de Integrale Risico Management (IRM) analyse blijkt dat alle risico’s in relatie met governance laag zijn (zie ook Hoofdstuk 11 Risicobeheersing ). In 2020 zijn tarieven met MN opnieuw vastgelegd. Het fonds heeft een extra controle opgezet op de kwaliteit van de IT bij pensioen-uitvoerder AZL. In 2020 is ook een ‘integraal audit framework’ (IAF; risk based op de IRM) opgezet met bevindingen door de sleutelfunctionaris audit. Sleutelfunctiehouders risico en audit rapporteren op basis van deze IRM en IAF op kwartaalbasis. Deze rapportages worden gedeeld met de Visitatiecommissie en het Verantwoordingsorgaan. Ad 5 ‘In control zijn op beleid en uitvoering’ In 2020 zijn er diverse maatregelen genomen ter anticipatie op de Corona crisis. De werkzaamheden van het fonds en bij de dienstverleners zijn echter op geen enkele manier verstoord geweest. Het bestuur is van mening dat het gedurende 2020 ‘in control’ is geweest over beleid en uitvoering. -Het afgelopen jaar zijn aan Stichting Pensioenfonds Essity geen dwangsommen of boetes opgelegd. Er zijn door DNB geen aanwijzingen aan het fonds gegeven, noch is een bewindvoerder aangesteld of is bevoegdheidsuitoefening van organen van de fondsen gebonden aan toestemming van de toezichthouder. 5.3 Verslag van de bestuurscommissies Investerings Commissie, zie Hoofdstuk 7 Vermogensbeheer. 5.4 Naleving Code Pensioenfondsen en AVG Het bestuur heeft in 2018 de herziene Code Pensioenfondsen geanalyseerd en geconcludeerd dat SPE bijna alle normen naleeft. Het fonds wijkt echter bewust af van de Code betreft de maximering van het aantal herbenoemingen van bestuurders. Het bestuur heeft ervoor gekozen dit niet in de statuten te maximeren omdat zo’n bepaling risico’s met zich meebrengt voor waarborging van de continuïteit en deskundigheid van het relatief kleine bestuur. AVG is in 2019 door het fonds geïmplementeerd. Om naleving te waarborgen en aantoonbaar te maken heeft het fonds activiteiten en beheersmaatregelen ingericht. 5.5 Verwachtingen De huidige organisatiestructuur werkt naar tevredenheid en zal op hoofdlijnen, naar verwachting, gelijk blijven.