Jaarverslag 2020, Stichting Pensioenfonds Essity

Stichting Pensioenfonds Essity Jaarverslag 2020 17 9. Communicatie 9.1 Samenvatting Belangrijke ontwikkelingen in 2020 waren (in toevoeging tot Hoofdstuk 8 Administratie ): - Communicatie over de vaste premieregeling; - Actualisering en modernisering van de website; - Actualisering en modernisering van alle beschikbare premieregling formulieren en brochures; - Digitale voortzetting Pensioenspreekuren via MS Teams met uitleg over de Essity pensioenregeling en toelichting op de pensioenplanner op basis van individueel pensioen; - Jaarlijkse voorlichting COR en pensioengerechtigden, in 2020 met extra focus op aanpassing pensioenregeling; - Communicatie over de beschikbare premieregeling; - Digitale communicatie. De website is een belangrijk communicatiemedium voor nieuwsberichten, kwartaalupdates, brochures en documenten, verantwoording van het pensioenfonds en (achtergrond)informatie over de pensioenregelingen. Bij meting van de waardering voor de website in 2016 bleek een hoge waardering hiervan met een cijfer 8. 9.2 Beleid en uitvoering 2020 Het pensioenfonds streeft naar correcte, duidelijke, evenwichtige alsmede tijdige communicatie met deelnemers. Het bestuur gebruikt hiervoor diverse mediaplatforms zoals: - Website; - Voorlichtingssessies aan deelnemers, ondernemingsraden en gepensioneerden; - Updates in de werkgeverspublicaties als de Absorber, individuele communicatie per brief zover het individuele pensioentoezeggingen betreffen; - Het Pensioenspreekuur dat wordt uitgevoerd door de directie van het fonds en - Bereikbaarheid/aanspreekbaarheid bestuurders en directie. De website biedt uitgebreide, actuele en tijdige informatie (niet limitatief) over: - Inzicht in eigen pensioensituatie via een gesloten website via DigiD login; - Informatie over pensionering en individuele planning daarvan via de Pensioenplanner ; - De pensioenregelingen; - Veel gestelde vragen; - Informatie over de financiële positie van het fonds; - Organisatie van het fonds; - Nieuwsberichten over pensioenvraagstukken en het fonds; - Bundeling van documenten als formulieren, regelingen, jaarverslagen, nieuwsberichten, teksten Absorber, etc., etc.. Updates van de website Het pensioenfonds heeft de ambitie dat de website geheel accuraat is en actuele nieuwswaarde biedt. Sinds 2019 wordt de website in grootste detail beoordeeld in een uitgebreide gezamenlijke analyse van het fonds en AZL en eventueel aangepast. Ondanks de toegepaste nauwkeurigheid blijkt ieder jaar dat vanwege diverse ontwikkelingen aanvullingen en aanpassingen noodzakelijk of mogelijk zijn. Met het groeiende belang van de beschikbare premieregeling zijn alle formulieren en brochures (beschikbaar op de website) gemoderniseerd en geactualiseerd. Het pensioenfonds wordt per kwartaal geïnformeerd over het gebruik van de website, het deelnemersportaal en de pensioenplanner. Vanaf 2016 biedt het pensioenfonds individuele deelnemers (in samenzijn van hun partner) een pensioenspreekuur aan. Het pensioenspreekuur is bedoeld om deelnemers de pensioenregeling van Essity toe te lichten, uitleg te geven over overheidsmaatregelen zoals AOW leeftijd en om via de pensioenplanner deelnemers te helpen inzicht te krijgen in hun individuele pensioensituatie. Deelnemers zijn enthousiast omdat zij hiermee de pensioenregeling begrijpen en vertrouwen, inzicht krijgen in hun pensioensituatie en controle krijgen over verdere (pensioen)planning. Sinds 2016 zijn er meer dan 200 individuele pensioenspreekuren gevoerd. In 2020 zijn alle gesprekken onverstoord doorgegaan via het digitale platform MS Teams. Voor communicatie zijn er tal van wettelijke vereisten, zoals bijvoorbeeld Pensioen 1-2-3, het UPO en individuele communicatie rondom de toegekende indexatie. Samen met de administrateur AZL wordt deze wettelijke communicatie uitgevoerd. Het pensioenfonds is in doorlopend overleg met AZL om de communicatie optimaal te houden. Vaste premieregeling In 2020 is de totale regeling van SPE gewijzigd naar een ‘vaste premieregeling’ (zie hoofdstuk 10). De deelnemers zijn hierover uitgebreid geïnformeerd per brief in oktober 2020. Ook heeft in november 2020 een gepensioneerdenbijeenkomst plaatsgevonden waarin belanghebbenden over de wijzigingen zijn geïnformeerd. 9.3 Verwachtingen Het pensioenfonds streeft ernaar het pensioenspreekuur als extra service aan de deelnemers zo veel als mogelijk te blijven aanbieden. In verband met de nieuwe uitvoerders van de beschikbare premieregeling en de aankomende transitie worden deelnemers in mei 2021 geïnformeerd, alsmede over de gevolgen hiervan en de keuzemogelijkheden die hieruit voortvloeien. Daarnaast zal ook deze wijziging gevolgen hebben voor de inhoud van de website en overige communicatiemiddelen. Deze middelen worden dan ook in het eerste halfjaar van 2021 op de nieuwe situatie aangepast. Vanaf 2021 verstuurt SPE meer persoonlijke post naar deelnemers digitaal. Het gaat om de brief die deelnemers krijgen als zij toetreden tot SPE, de brief die ze krijgen als ze uit dienst gaan, het jaarlijkse Uniform Pensioenoverzicht en de jaaropgave. Deelnemers van wie het e-mailadres bekend is en die geen bezwaar hebben gemaakt tegen digitale communicatie, ontvangen deze stukken in het vervolg digitaal. Hiermee zet SPE een belangrijke stap in de verdergaande digitalisering. Zo kan SPE de voordelen van digitaal communiceren realiseren: het is sneller, actueler, goedkoper en duurzamer. Sinds de invoering van de wet Pensioencommunicatie in 2015 mogen pensioenfondsen digitaal communiceren, tenzij de deelnemer daar bezwaar tegen maakt.