Jaarverslag 2021, Stichting Pensioenfonds Essity

Stichting Pensioenfonds Essity Jaarverslag 2021 17 9. Communicatie 9.1 Samenvatting Belangrijke ontwikkelingen in 2021 waren: - Communicatie over de beschikbare premieregeling en actualisering en modernisering van alle beschikbare premieregeling formulieren en brochures; - Digitale voortzetting pensioenspreekuren met uitleg over de Essity pensioenregeling en toelichting op de pensioenplanner op basis van individueel pensioen; - Communicatie via de website; - Sustainable Finance Disclosure Regulation (SFDR); - Digitale communicatie. 9.2 Beleid en uitvoering 2021 Het bestuur streeft naar correcte, duidelijke, evenwichtige alsmede tijdige communicatie met deelnemers. Voor communicatie zijn er tal van wettelijke vereisten, zoals bijvoorbeeld Pensioen 1-2-3, het UPO en individuele communicatie rondom de toegekende indexatie. Samen met de administrateur AZL wordt deze wettelijke communicatie uitgevoerd. De directie is in doorlopend overleg met AZL om de communicatie optimaal te houden. Het bestuur gebruikt diverse mediaplatforms zoals: - Website; - Voorlichtingssessies aan deelnemers, ondernemingsraden en gepensioneerden; - Updates in de werkgeverspublicaties als de Absorber, individuele communicatie per brief zover het individuele pensioentoezeggingen betreffen; - Het Pensioenspreekuur dat wordt uitgevoerd door de directie van het fonds en - Bereikbaarheid/aanspreekbaarheid bestuurders en directie. Website De website is een van de belangrijkste communicatiemiddelen van het pensioenfonds. Deze website biedt uitgebreide, actuele en tijdige informatie (niet limitatief) over: - Inzicht in eigen pensioensituatie via een gesloten website via DigiD login; - Informatie over pensionering en individuele planning daarvan via de Pensioenplanner ; - De pensioenregelingen; - Veel gestelde vragen; - Informatie over de financiële positie van het fonds; - Organisatie van het fonds; - Nieuwsberichten over pensioenvraagstukken en het fonds; - Bundeling van documenten als formulieren, regelingen, jaarverslagen, nieuwsberichten, teksten Absorber, etc., etc.. De website wordt doorlopend actueel gehouden en een keer per jaar vindt een integrale revisie plaats. Het bestuur wordt per kwartaal geïnformeerd over het gebruik van de website, het deelnemersportaal en de pensioenplanner. Pensioenspreekuren Vanaf 2016 biedt het pensioenfonds individuele deelnemers (in samenzijn van hun partner) een pensioenspreekuur aan. Het pensioenspreekuur is bedoeld om deelnemers de pensioenregeling van Essity toe te lichten, uitleg te geven over overheidsmaatregelen zoals AOW leeftijd en om via de pensioenplanner deelnemers te helpen inzicht te krijgen in hun individuele pensioensituatie. Deelnemers zijn enthousiast omdat zij hiermee de pensioenregeling begrijpen en vertrouwen, inzicht krijgen in hun pensioensituatie en controle krijgen over verdere (pensioen)planning. Sinds 2016 zijn er meer dan 250 individuele pensioenspreekuren gevoerd. In 2021 zijn alle gesprekken onverstoord doorgegaan via het digitale platform MS Teams. De ambitie is om vanaf 2022 ook weer fysieke gesprekken te organiseren. Beschikbare premieregeling In 2021 is de uitvoering van de beschikbare premieregeling gewijzigd. Deze wijziging is aangekondigd via de Absorber en berichten op de website. Formele communicatie hierover heeft plaatsgevonden aan de hand van een individuele brief die alle betreffende deelnemers in juni 2021 hebben ontvangen. In deze brief zijn de deelnemers geïnformeerd over de gevolgen van deze wijziging en de keuzes die in deze regeling worden aangeboden. Ook zijn de brochure van de beschikbare premieregeling en de bijbehorende keuzeformulieren op de website aangepast. Verder is het deelnemersportal met de beschikbare premieregeling uitgebreid. Op deze manier hebben deelnemers op ieder moment inzicht in deze regeling en de actuele waarde van hun kapitaal. Sustainable Finance Disclosure Regulation (SFDR) Op grond van de Sustainable Finance Disclosure Regulation (SFDR) van Brussel moest vanaf 10 maart 2021 in ‘laag 1’ van Pensioen 1-2-3 gecommuniceerd worden over de integratie van duurzaamheidsrisico’s, het meewegen van ‘ongunstige effecten van duurzaamheidsfactoren’ en de duurzaamheidskenmerken van de portefeuille. Doelstelling van Brussel is pensioenfondsen te dwingen inzicht te geven hoe zij het maatschappelijk verantwoord beleggen invulling geven en over het waarom. Het fonds publiceert Pensioen 1-2-3 op de website. In ‘laag 1’ verwijst het pensioenfonds naar een uitgebreide passage die daarvoor is opgenomen in ‘laag 3’. Digitale communicatie Sinds 2021 verstuurt SPE meer persoonlijke post naar deelnemers digitaal. Het gaat om de brief die deelnemers krijgen als zij toetreden tot SPE, de brief die ze krijgen als ze uit dienst gaan, het jaarlijkse Uniform Pensioenoverzicht en de jaaropgave. Deelnemers van wie het e-mailadres bekend is en die geen bezwaar hebben gemaakt tegen digitale communicatie, ontvangen deze stukken sinds 2021 digitaal. Hiermee heeft SPE een belangrijke stap gezet in de verdergaande digitalisering. Zo kan SPE de voordelen van digitaal communiceren realiseren: het is sneller, actueler, goedkoper en duurzamer. Sinds de invoering van de wet Pensioencommunicatie in 2015 mogen pensioenfondsen digitaal communiceren, tenzij de deelnemer daar bezwaar tegen maakt. 9.3 Verwachtingen Het pensioenfonds streeft ernaar het Pensioenspreekuur als extra service aan de deelnemers zo veel als mogelijk te blijven aanbieden. Zoals in hoofdstuk 8 toegelicht wordt in 2021 de mogelijkheid ontwikkeld om doorbeleggen na de pensioendatum in de beschikbare premieregeling via SPE aan te bieden. Deelnemers worden bijtijds over deze ontwikkeling en de keuzemogelijkheden in dit verband geïnformeerd. Daarnaast zal natuurlijk veel aandacht worden besteed aan de communicatie over de transitie naar het nieuwe pensioencontract. Deze communicatie vindt plaats via diverse middelen (website, Absorber, gesprekken) en met diverse doelgroepen (deelnemers, gepensioneerden, Verantwoordingsorgaan, COR en sociale partners).