Jaarverslag 2021, Stichting Pensioenfonds Essity

Stichting Pensioenfonds Essity Jaarverslag 2021 8 Commissie. Het bestuur toetst of dienstverleners een vergelijkbare gedragscode hanteren en nakomen. Het bestuur heeft een externe Compliance-Officer (CO) benoemd. Deze bewaakt of het fonds voldoet aan de voor het fonds van toepassing zijnde actuele wet- en regelgeving en de naleving van de gedragscode voor bestuursleden en/of betrokkenen (‘verbonden personen’). Elk jaar stelt de CO een verklaring en een rapport op. Deze verklaring is opgenomen in dit jaarverslag. Verantwoordingsorgaan Het Verantwoordingsorgaan (VO) heeft de bevoegdheid jaarlijks een oordeel te geven over het handelen, het gevoerde beleid en de beleidskeuzes van het bestuur. De leden van het VO staan vermeld op voorgaande pagina. Vanaf 2014 ontvangt het VO-lid namens de pensioengerechtigden een vergoeding. De overige leden worden niet bezoldigd. Er is een ‘Reglement Verantwoordingsorgaan’ waarin onder meer samenstelling en benoeming, taken, bevoegdheden en uitvoering worden beschreven. Deze is in 2020 laatstelijk aangepast. Intern toezicht/Visitatiecommissie Het bestuur is verantwoordelijk voor het inrichten van intern toezicht op processen en uitvoering. Voor dit intern toezicht maakt het fonds gebruik van een (externe) Visitatiecommissie (VC) die elk jaar beleid en uitvoering toetst. De VC stelt een samenvatting op in haar rapport die wordt opgenomen in dit jaarverslag. Accountant Het bestuur heeft een accountant aangesteld. Deze accountant controleert jaarlijks het jaarverslag (bestuursverslag en jaarrekening) en de verslagstaten voor DNB en doet vervolgens verslag van zijn werkzaamheden in de vorm van een controleverklaring en een accountantsverslag. De huidige accountant is Deloitte. De controleverklaring wordt opgenomen in het jaarverslag. Uitvoerend actuaris De uitvoerende actuaris stelt op maand-, kwartaal- en jaarbasis de voorziening pensioenverplichtingen vast. Daarnaast stelt deze jaarlijks de verzekeringstechnische analyse vast en rapporteert hierover aan het bestuur door middel van een actuarieel rapport. AZL NV is de uitvoerend actuaris. Adviserend actuaris Indien het pensioenfondsbestuur te maken heeft met actuariële vraagstukken, bestaat de mogelijkheid om de adviserend actuaris te raadplegen. Het fonds gebruikt twee adviesondernemingen, AZL NV en AON. Certificerende actuaris Het fonds benoemt een certificerende actuaris die nagaat of de voorziening pensioenverplichtingen op voldoende prudente grondslagen en correct is vastgesteld. Tevens controleert hij of de aanwezige middelen voldoende zijn ten opzichte van de verplichtingen en of het fonds conform ‘prudent person’ beginselen belegt. De huidige certificerende actuaris is Triple A- Risk Finance Certification BV. De certificerende actuaris stelt een rapport op en een verklaring. De verklaring wordt opgenomen in het jaarverslag. Uitbesteding Het pensioenfonds besteedt - op structurele basis - activiteiten uit aan dienstverleners. Bij alle uitbesteding activiteiten conformeert het fonds zich aan wet- en regelgeving. Het beleid omtrent selectie, monitoring en evaluatie van dienstverleners is vastgelegd in het Uitbestedings- en inkoopbeleid als opgenomen in de ABTN. Met dienstverleners worden contracten afgesloten inclusief zogenaamde ‘Service Level Agreements’ (SLA’s). De volgende werkzaamheden zijn door het bestuur (structureel) uitbesteed: 1. Vermogensbeheer en beleggingsadministratie van de Middelloonregeling ( risico pensioenfonds ): Vanaf 1 oktober 2008 wordt het vermogensbeheer van het pensioenfonds uitgevoerd in samenwerking met een fiduciair manager, het Nederlandse bedrijf Mn-Services Vermogensbeheer B.V. te Den Haag (MN). MN is verantwoordelijk voor coördinatie van het vermogensbeheer, advies, risicomanagement, uitvoering, beleggingsadministratie en bestuursrapportage. Er is een beleggingskader opgesteld. Deze is afgeleid van het risicoprofiel als vastgesteld door sociale partners (werkgevers en werknemers), wet- en regelgeving en analyse naar het bijpassende beleggingsbeleid (ALM-studie). Het jaarlijkse beleggingsbeleid wordt jaarlijks door het bestuur vastgesteld in een beleggingsplan. 2. Beschikbare premieregeling, risico deelnemers Conform het SPE pensioenreglement is er sprake van een beschikbare premieregeling. Deze beschikbare premieregeling kent een administratie en vermogensbeheer. Sinds 1 november 2021 worden deze respectievelijk uitgevoerd door AZL NV en BlackRock. SPE draagt verantwoording voor de financiële producten voor deze regeling zoals de twee life-cycles. Het pensioenfonds heeft een zorgplicht aan deelnemers betreffende deze regeling, doch de beleggingsrisico’s zijn – in opbouwfase - voor risico van de deelnemer en niet voor het pensioenfonds. 3. Pensioenrechten-, uitkering-, en financiële administratie De pensioenrechten-, uitkeringen- en financiële administratie zijn uitbesteed bij AZL N.V te Heerlen (de administrateur). Ook biedt AZL bestuursondersteuning en onderhoudt AZL de website van het fonds. 4. Herverzekering Overlijdens- en arbeidsongeschiktheidsrisico’s zijn vanaf 1 januari 2016 herverzekerd bij Elips Life. Klachten- en geschillenregeling Het fonds beschikt over een adequate klachtenregeling die vrij toegankelijk is op de website van het fonds. Privacybeleid Persoonsgegevens worden verzameld met als doel het goed uitvoeren en administreren van de pensioenregeling. Het privacybeleid vormt het vertrekpunt voor Privacy Management binnen SPE. SPE voert een beleid dat gericht is op behoorlijke en zorgvuldige gegevensverwerking in overeenstemming met de wet. SPE mag niet meer gegevens verwerken dan noodzakelijk is voor het doel. Nieuwe technologische ontwikkelingen, innovatieve voorzieningen, globalisering en een steeds meer digitale gegevensuitwisseling vergen aanpassing van de bescherming van gegevens en de waarborging van privacy. SPE is zich hiervan bewust en zorgt dat de privacy gewaarborgd blijft. Overig advies Het fonds maakt op reguliere basis gebruik van juridisch advies van Aon Hewitt Associates BV.