Jaarverslag 2017, Stichting Pensioenfonds Essity

Stichting Pensioenfonds Essity Jaarverslag 2017 24 grote focus op opleiding en deskundigheid. Oordeel en beoordeling externe partij: laag risico. Ad 1a. Continuïteit Het risico dat door vertrek van de bestuurders/directie de continuïteit van bestuur in gevaar komt. Het bestuur streeft naar voldoende collectieve deskundigheid en continuïteit op enige tijd. Het bestuur streeft hierbij naar tijdige opvolging en achterban in geval van vertrekkende bestuurders/directie dan wel adviseurs. Er blijft een mogelijkheid bestaan dat bestuurders/directie niet meer beschikbaar zijn. Binnen het bestuur zijn er voldoende gekwalificeerde bestuurders om dit op te vangen. In geval van het wegvallen van de directie wordt gebruik gemaakt van de schaduwwerkzaamheden van de bestuursadviseur van AZL. Oordeel: laag risico. Ad 1b. Vermogensbeheer Het risico dat verkeerde vermogensbeheer besluiten worden genomen bij de uitvoering van het strategisch beleggingsbeleid. Beheersing van dit risico is voor een belangrijk deel een governance issue. Er dient grote deskundigheid en ervaring te zijn. Dit heeft het fonds geborgd met een deskundige Investerings Commissie, mede met bestuurders als leden en een adviseur als de fiduciair manager. Deze combinatie heeft afgelopen jaren tot goede resultaten geleid. Oordeel: laag risico. Ad 1c Besuurdersaansprakelijkheidsrisico Het risico dat bestuurders niet meer in staat zijn hun positie onafhankelijk waar te maken. Het bestuur heeft een collectieve verzekering. Oordeel: laag risico. Ad 2 Verandering in omgeving Niet adequaat reageren op veranderingen op gebied van (1) concurrentie, (2) belanghebbenden, (3) reputatie en (4) ondernemingsklimaat. Het fonds streeft ernaar haar beleid op deze elementen te blijven afstemmen. Het bestuur en de directie monitoren deze veranderingen en bespreken die door het jaar heen. Oordeel: laag risico. Ad 3 Operationeel risico Het risico op ondoelmatige procesinrichting en uitvoering. Risico op ondoelmatige proces-inrichting waardoor fouten ontstaan, doorlooptijden te lang zijn of het serviceniveau richting deelnemers onacceptabel wordt. Dit kan zich manifesteren binnen o.a. onderstaande processen: - Acceptatie nieuwe deelnemer - Mutatie deelnemersgegevens - Uitkering en betaling - Settlement - Rapportages - Productontwikkeling - Verwerking wettelijke waardeoverdrachten - Geautomatiseerde interfaces met externe partijen. - Deelnemerscommunicatie Het fonds wenst deze risico's zoveel als mogelijk te mitigeren. Hierbij streeft het fonds naar 'best-practice' voor doelmatigheid procesinrichting en uitvoering (beste kwaliteit/ kostenverhouding). De kwaliteit van uitvoering wordt geborgd door integrale beheersing van processen waarvoor het fonds verantwoordelijk is. Voor processen of procesonderdelen welke door het fonds zelf worden uitgevoerd, wordt gebruik gemaakt van AO/IC principes om een doelmatige uitvoering zeker te stellen. Ten aanzien van uitbestede processen maakt het fonds gebruik van risicobeheersingsmaatregelen welke specifiek gericht zijn op uitbestede processen (zie NFR 7.1 tot en met NFR 7.12). In principe kiest het fonds voor de laagste kosten, tenzij aantoonbaar is dat keuze voor een duurdere leverancier of oplossing zal leiden tot substantieel hogere kwaliteit. In de keten van uitvoering worden deze uitgangspunten bewaakt door bestuur, directie, verbonden personen en dienstverleners. Meting is een belangrijk onderdeel. Dit wordt uitgevoerd met behulp van benchmarks, marktonderzoek, aanvraag offertes of elke ander proces dat informatie kan opleveren. Waar tekortkomingen worden gesignaleerd wordt gestreefd naar directe aanpak. Oordeel: laag risico. Ad 4. Juridische risico’s, contractrisico Het risico van - Niet naleven contracten - Niet afdwingbaar zijn van contracten - Aansprakelijkheid Contracten dienen duidelijk te zijn en belangen van het fonds en stakeholders te beschermen. Tevens dienen contracten flexibel te zijn op veranderende wet- en regelgeving zodat deze niet tot nadelige gevolgen kunnen leiden voor stakeholders. Het bestuur hecht grote waarde aan goede contracten. Hiertoe zoekt zij specialisten ter beoordeling en afstemming van de contracten. De primaire opzet van de contracten is om als bestuur in controle te zijn dan wel waar te maken dat zij via rapportages etc. in controle is op afstand. Contracten zijn met hoogste mogelijk juridische precisie opgezet. Contracten worden zorgvuldig beheerd en zijn daar waar mogelijk afdwingbaar. Met recente aanpassingen in wet- en regelgeving zijn veel contracten dan wel documenten vernieuwd en toekomstbestendig gemaakt. Contracten zijn veelal begrijpelijk en altijd ondertekend voor geldigheid door twee bestuurders. Er geldt altijd minstens een vierogenprincipe voor ondertekening en veelal bestuursbesluiten voor akkoord. Contracten zijn goed beschikbaar en kunnen al naar gelang de aanleiding met voldoende deskundigheid worden geëvalueerd dan wel aangepast. Oordeel: laag risico. Ad 4 Juridisch risico, Zorgplicht risico Het risico dat de zorgplicht niet goed is uitgevoerd waardoor verkeerde verwachtingen zijn gewekt bij