Jaarverslag 2021, Stichting Pensioenfonds Essity

Stichting Pensioenfonds Essity Jaarverslag 2021 10 5. Governance pensioenfonds 5.1 Samenvatting Goed bestuur (governance) heeft vier hoofdelementen: 1. Organisatie van goed bestuur, deskundigheid; 2. Vermogensbeheer conform prudent person principe; 3. De ambitie hebben om voor stakeholders ‘good-practice’ beleid en uitvoering te realiseren, kostenbeheersing; 4. Inzicht en controle over risicobeheersing en interne auditprocessen; 5. ‘In control’ zijn op beleid en uitvoering. Het bestuur heeft een sterke focus op goede governance en is van mening dat zij door goede organisatie in 2021 ‘in control’ is geweest en dat risico’s acceptabel zijn. 5.2 Toelichting Ad 1 Organisatie van goed bestuur: -Eerste uitvoeringslaag : het bestuur en directie voeren doorlopend evaluatie uit van de organisatie van ‘het besturen’. In 2021 heeft het wederom vastgesteld dat de huidige organisatie en opzet voldoet maar heeft wel besloten vanwege toegenomen complexiteit en toename van het vermogen andere bestuursorganisatie te willen gaan onderzoeken in 2022. Bestuur en directie dragen zorg voor borging van continuïteit van het fondsorganen en bevordering van deskundigheid. Vanaf 2018 heeft het bestuur continuïteit geborgd indien de directie zou uitvallen met afspraken over tijdelijke invulling van deze functie door een bestuursadviseur van AZL. In 2021 is er een vacature ontstaan in het bestuur. Eind 2021 is een kandidaat-bestuurder Dhr. R. Lansbergen benoemd. Verder zijn er geen wijzigingen geweest in het bestuur en de directie. Geschiktheid: Het fonds hanteert een geschiktheidsplan en het organiseert permanente intern- en externe educatie voor bestuursleden en leden van het Verantwoordingsorgaan. De organisatie van goed bestuur is geborgd in diverse beleidsdocumenten. Investerings Commissie . Dit is een adviescommissie van het bestuur en heeft geen besluitbevoegdheid, behoudens in opdracht van het bestuur. De commissie bestaat uit twee leden namens het bestuur (paritair), twee externe deskundigen en de voorzitter. De voorzitter is de directeur van het fonds om optimale afstemming tussen bestuur, commissie en vermogensbeheerders te garanderen. In 2021 zijn er geen personele wijzigingen geweest in de Investerings Commissie. -Tweede uitvoeringslaag: in het kader van IORP II zijn drie sleutelfunctiehouders benoemd: voor risico Dhr M. de Lint, voor audit Dhr S. Tuijp en voor actuarieel Dhr J. Tol (tevens certificerend actuaris). Alle sleutelfunctiehouders rapporteren per kwartaal. In de tweede uitvoeringslaag zijn in 2021 geen verdere aanpassingen geweest. -Derde uitvoeringslaag, toezicht : in 2020 is voor het Verantwoordingsorgaan is het kader van de invoering van de vaste premieregeling per 1 januari 2020 het reglement aangepast betreft stemverhouding. Voor de functies voorzitter en secretaris zijn beide werknemersvertegenwoordigers benoemd. In het Verantwoordingsorgaan zijn in 2021 in totaal twee vacatures ontstaan. Per maart 2022 is de vacature namens gepensioneerden opgevuld door Dhr. K. Schepers. De vacature voor werknemers staat nog open. Ad 2 Vermogensbeheer conform ‘prudent person regel’: Het fonds voert haar vermogensbeheer uit conform de ‘prudent person regel’. Het fonds heeft in 2015 het (beleggings)risicobeleid vastgesteld en gedefinieerd samen met sociale partners. In 2021 hebben sociale partners het risicoprofiel iets gewijzigd. De strategische beleggingsmix is aangepast van 50%Matching/50%Return naar 47%Matching en 53%Return. Met het risicoprofiel wordt de basis gelegd voor beleggingen binnen een strikt risicoprofiel ten opzichte van de verplichtingen en de ambitie voor indexatie met als kern gespreid beleggen met een optimum van rendement versus risico en kosten. Het fonds hanteert hierbij de leidraad van ‘investerings-beginselen’ met daarin Maatschappelijk Verantwoord Beleggen (ESG) en ‘uitvoerings-beginselen’. Deze worden geborgd in drie documenten, Het Beleggingskader, het jaarlijkse Beleggingplan en de (jaarlijkse) ‘Verklaring Prudent Person’. Er is een breed raamwerk van afspraken met vermogensdienstverleners met behulp van contracten, service level agreements (SLA’s), afspraken over mandaten, monitoring, rapportage en verantwoording over het vermogensbeheer waardoor ook uitvoeringsrisico’s zijn gemitigeerd (conform analyse Integraal Risico Management, zie ook Hoofdstuk. 11 Risicobeheersing. Ad 3 De ambitie hebben om voor stakeholders ‘good-practice’ beleid en uitvoering te realiseren (beleid, uitvoeringskosten) In Hoofdstuk 3 Organisatie en bestuur is tevens de missie, visie en strategie uitgewerkt in relatie tot good-practice. Organen als het Verantwoordingsorgaan en de Visitatie-commissie geven aan dat naar hun mening het bestuur ‘in control’ is en dat het beleid en uitvoering in orde is. Betreffende Uitvoeringskosten : zie Hoofdstuk 6 Kosten. Ad 4 Inzicht en controle over risicobeheersing en interne auditprocessen Het fonds heeft in eigen beheer (en in samenwerking met de onafhankelijke sleutelfunctiehouders) een Integrale Risico Management (IRM) analyse en een Integraal Audit Framework (IAF) opgezet (zie ook Hoofdstuk 11 Risicobeheersing ). In 2021 hebben sleutelfunctiehouders risico en audit per eind 2021 de risico’s en auditprocessen beoordeeld in de IRM en IAF. Alle sleutelfunctiehouders rapporteren tevens op kwartaalbasis. Deze rapportages worden gedeeld met de Visitatiecommissie en het Verantwoordingsorgaan. Het fonds heeft een extra, jaarlijkse controle opgezet op de kwaliteit van de IT bij pensioen-uitvoerder AZL. Ad 5 ‘In control zijn op beleid en uitvoering’ In 2021 zijn er diverse maatregelen genomen ter anticipatie op de Corona crisis. De werkzaamheden van het fonds en bij de dienstverleners zijn echter op geen enkele manier verstoord geweest. Het bestuur is van mening dat het gedurende 2021 ‘in control’ is geweest over beleid en uitvoering. -Het afgelopen jaar zijn aan Stichting Pensioenfonds Essity geen dwangsommen of boetes opgelegd. Er zijn door DNB geen aanwijzingen aan het fonds gegeven, noch is een bewindvoerder aangesteld of is bevoegdheidsuitoefening van organen van de fondsen gebonden aan toestemming van de toezichthouder. 5.3 Verslag van de bestuurscommissies Investerings Commissie, zie Hoofdstuk 7 Vermogensbeheer. 5.4 Naleving Code Pensioenfondsen Het fonds beoordeelt jaarlijks of zij nog conform de in 2018 herziene Code Pensioenfondsen werkt. De normen in de Code zijn leidend, maar de Code laat ruimte voor eigen verantwoordelijkheid van het pensioenfondsbestuur. Pensioenfondsen mogen de Code daarom naleven volgens het ‘pas-toe-of-leg-uit’- beginsel. Afwijken van de norm is dus mogelijk, als daar een goede reden voor is en hierover verantwoording wordt afgelegd. Uit de inventarisatie van dit jaar volgt dat het fonds op een beperkt aantal onderdelen (gedeeltelijk) in 2021 is afgeweken van de Code Pensioenfondsen. Het betreft de normen 28, 30, 33, 34, 35 en 38. De volledige en actuele inventarisatie van de Code Pensioenfondsen waarin per norm over de naleving daarvan wordt gerapporteerd is beschikbaar op de documentenpagina van de website van het fonds. 5.5 Verwachtingen De huidige organisatiestructuur werkt naar tevredenheid. Het fonds ziet echter wel dat er toenemende complexiteit is in de uitvoering, mede door de extra eisen voor toezicht en daarnaast ook toename van het vermogen. In 2022 zal het fonds een onderzoek doen of er andere bestuursmodellen zijn waarmee het fonds een nog beter toekomstbestendig beleid en uitvoering kan realiseren.