Jaarverslag 2018, Stichting Pensioenfonds Essity

Stichting Pensioenfonds Essity Jaarverslag 2018 8 ‘Het pensioenfonds dient zorg te dragen voor een beheerste en integere bedrijfsvoering en heeft mij in dat kader benoemd tot compliance officer. In deze jaarlijkse rapportage zijn mijn bevindingen en aanbevelingen over 2018 opgenomen. Ik heb getoetst of bestuurders en beleidsbepalers van het pensioenfonds en haar uitvoeringsorganisatie zich hebben gehouden aan de gedragscode en integriteitsregelingen (zoals de klokkenluiderregeling, incidentenregeling en regeling ongewenst gedrag), en op het voorkomen van belangenverstrengeling. Ik heb daartoe de benodigde informatie ontvangen en kom tot de volgende bevindingen: 1. Er is opgave gedaan van de nevenfuncties van de verbonden personen. Deze leiden niet tot tegenstrijdige belangen. 2. Er zijn geen incidenten, misstanden of ongewenst gedrag gemeld of bekend bij het bestuur en/of mijzelf ten aanzien van de verbonden personen. 3. Er zijn geen klachten ingediend of bekend bij het bestuur en/of mijzelf. 4. Er is vastgesteld dat de uitbestedingspartners een gedragscode hebben die minimaal gelijkwaardig is aan de gedragscode van het pensioenfonds zelf. Ik heb specifieke aandacht gevraagd voor mogelijke belangenconflicten tussen bestuur en de Zweedse moeder ten aanzien van het ownership over de beleggingen en de invloed op het beleggingsbeleid. Mijn belangrijkste aanbevelingen zijn: 1. Overweeg een SIRA waarin de fonds-specifieke integriteitsrisico’s zoals de verhouding tussen sponsor en pensioenfonds worden gemonitord. 2. Overweeg aanpassing van de privacyverklaring op de website voor gevallen van gegevensverstrekking aan de werkgever voor het maken van IFRS-berekeningen. 3. Laat de verbonden personen ook een opgave doen van hun nevenfuncties aan de compliance officer en overweeg die in het Jaarverslag op te nemen in plaats van deze alleen op de website te vermelden. Mr. P.J.M. Akkermans Getekend: 2 april 2019’ Verantwoordingsorgaan Het Verantwoordingsorgaan (VO) heeft de bevoegdheid jaarlijks een oordeel te geven over het handelen, het gevoerde beleid en de beleidskeuzes van het bestuur. De leden van het VO staan vermeld in Hoofdstuk 2 . Vanaf 2014 ontvangt het VO-lid namens de gepensioneerden een vergoeding. De overige leden worden niet bezoldigd. Er is een ‘Reglement Verantwoordingsorgaan’ waarin ondermeer samenstelling en benoeming, taken, bevoegdheden en uitvoering worden beschreven. Deze is in 2019 laatstelijk aangepast. Intern toezicht/Visitatiecommissie Het bestuur is verantwoordelijk voor het inrichten van intern toezicht op processen en uitvoering. Voor dit intern toezicht maakt het fonds gebruik van een externe Visitatiecommissie die elk jaar beleid en uitvoering toetst. De visitatiecommissie stelt een samenvatting op in haar rapport die wordt opgenomen in het jaarverslag van het fonds. Accountant Het bestuur heeft een accountant aangesteld. Deze accountant controleert jaarlijks de jaarrekening en de verslagstaten voor DNB en doet vervolgens verslag van zijn werkzaamheden in de vorm van een controle-verklaring en een accountantsverslag. Het jaarwerk 2018 is gecontroleerd door Deloitte Accountants BV. Uitvoerend actuaris De uitvoerende actuaris stelt op maand-, kwartaal- en jaarbasis de voorziening pensioenverplichtingen vast. Daarnaast stelt deze jaarlijks de verzekeringstechnische analyse vast en rapporteert hierover aan het bestuur door middel van een actuarieel rapport. AZL NV is de uitvoerend actuaris. Adviserend actuaris Indien het pensioenfondsbestuur te maken heeft met actuariële vraagstukken, bestaat de mogelijkheid om de adviserend actuaris te raadplegen. Het fonds gebruikt twee kantoren, AZL NV en Aon Hewitt Associates BV. Certificerende actuaris Het fonds benoemt een certificerende actuaris die nagaat of de voorziening pensioenverplichtingen op voldoende prudente grondslagen en correct is vastgesteld. Tevens controleert hij of de aanwezige middelen voldoende zijn ten opzichte van de verplichtingen en of het fonds conform ‘prudent person’ beginselen belegt. Triple A- Risk Finance Certification BV is de certificerende actuaris. Uitbesteding Het pensioenfonds besteedt op structurele basis activiteiten uit. Bij alle uitbesteding activiteiten conformeert het fonds zich volledig aan de regelgeving van de toezichthouder op het gebied van uitbesteding. In voorkomende gevallen zullen met de uitvoerende organisatie nadere afspraken omtrent procedures, processen, informatieverschaffing en te leveren diensten worden vastgelegd in ‘Service Level Agreements’ (SLA). De volgende werkzaamheden zijn door het bestuur uitbesteed: 1. Vermogensbeheer en beleggingsadministratie Middelloonregeling, risico pensioenfonds: Vanaf 1 oktober 2008 wordt het vermogensbeheer van het pensioenfonds uitgevoerd conform het concept van ‘fiduciair vermogensbeheer’ door het Nederlandse bedrijf Mn-Services Vermogensbeheer B.V. te Den Haag (MN). MN is verantwoordelijk voor coördinatie van het vermogensbeheer, advies, risicomanagement, uitvoering, beleggingsadministratie en bestuursrapportage. Er is een beleggingsbeleid opgesteld. Deze is afgeleid van het risicoprofiel als vastgesteld door sociale partners (werkgevers en werknemers), wet en regelgeving en analyse naar het bijpassende beleggingsbeleid (ALM-studie). Het uiteindelijke beleggingsbeleid wordt jaarlijks door het bestuur vastgesteld in een ‘Beleggingsplan’. 2. Pensioenrechten-, uitkering-, en financiële administratie De pensioenrechten-, uitkeringen- en financiële administratie zijn uitbesteed bij AZL N.V te Heerlen (de administrateur). Ook biedt AZL bestuursondersteuning. 3. Beschikbare premieregeling, risico deelnemers Conform het pensioenreglement is er sprake van een Beschikbare Premie Regeling. Deze beschikbare premieregeling wordt uitgevoerd door ABN-Amro Bank N.V. te Amsterdam, afdeling Pension Services. Het pensioenfonds heeft een zorgplicht aan deelnemers betreffende deze regeling, doch de beleggingen van deelnemers in het kader van deze regeling zijn voor risico van de deelnemer en niet voor het pensioenfonds. 4. Herverzekering Overlijdens- en arbeidsongeschiktheidsrisico’s zijn vanaf 1 januari 2016 herverzekerd bij Elips Life. Klachten- en geschillenregeling Zie compliance Overig advies Het fonds maakt op reguliere basis gebruik van juridisch advies van Aon Hewitt Associates BV.