Jaarverslag 2019, Stichting Pensioenfonds Essity

Stichting Pensioenfonds Essity Jaarverslag 2019 17 9. Communicatie 9.1 Samenvatting Belangrijke ontwikkelingen in 2019 waren (in toevoeging tot Hoofdstuk 8 Administratie ): - Voortzetting Pensioenspreekuren met uitleg over de Essity pensioenregeling en toelichting op de pensioenplanner op basis van individueel pensioen; - Jaarlijkse voorlichting COR en pensioengerechtigden. - Diverse communicatie voortvloeiende uit Wet Verbeterde Premie Regeling, Pensioen 1-2-3, UPO’s, etc. ( zie ook Hoofdstuk 8 ). De website is een belangrijk communicatiemedium voor nieuwsberichten, kwartaalupdates, brochures en documenten, verantwoording door bestuur en (achtergrond)informatie over de pensioenregelingen. Bij meting van de waardering voor de website in 2016 bleek een hoge waardering hiervan met een cijfer 8. 9.2 Beleid en uitvoering 2019 Het bestuur streeft naar heldere en tijdige communicatie met deelnemers. Het bestuur gebruikt hiervoor diverse mediaplatforms zoals: - Website; - Voorlichtingssessies aan deelnemers, ondernemingsraden en gepensioneerden; - Updates in de werkgeverspublicaties als de Absorber, individuele communicatie per brief zover het individuele pensioentoezeggingen betreffen; - Het Pensioenspreekuur dat wordt uitgevoerd door de directie van het fonds en - Bereikbaarheid/aanspreekbaarheid bestuurders en directie. De website biedt uitgebreide, actuele en tijdige informatie (niet limitatief) over: - Inzicht in eigen pensioensituatie via een gesloten website via DigiD login; - Informatie over pensionering en individuele planning daarvan via de Pensioenplanner ; - De pensioenregelingen; - Veel gestelde vragen; - Informatie over de financiële positie van het fonds; - Organisatie van het fonds; - Nieuwsberichten over pensioenvraagstukken en het fonds; - Bundeling van documenten als formulieren, regelingen, jaarverslagen, nieuwsberichten, teksten Absorber, etc., etc.. Het bestuur wordt per kwartaal geïnformeerd over het gebruik van de website, het deelnemersportaal en de pensioenplanner. Ervaring met pensioenspreekuren sinds 2016 (in totaal circa 180 gesprekken) heeft aangegeven dat dit voor betreft de informatiebehoefte van deelnemers (en hun partners) een schot in de roos is. Naar verwachting wil 30% van de actieve deelnemers zich graag individueel laten voorlichten, een groep van circa 400 personen. Het fonds heeft daartoe het groot aantal pensioenspreekuren opgevoerd en voorziet een structurele blijvende inspanning. Het Pensioenspreekuur is bedoeld om deelnemers de pensioenregeling van Essity toe te lichten, uitleg te geven over overheidsmaatregelen zoals AOW leeftijd en om via de pensioenplanner deelnemers te helpen inzicht te krijgen in hun individuele pensioensituatie. Deelnemers zijn enthousiast omdat zij hiermee de pensioenregeling begrijpen en vertrouwen, inzicht krijgen in hun pensioensituatie en controle krijgen over verdere (pensioen)planning. Voor communicatie zijn er tal van wettelijke vereisten, zoals bijvoorbeeld Pensioen 1-2-3, het UPO en individuele communicatie rondom de toegekende indexatie. Samen met de administrateur AZL wordt deze wettelijke communicatie uitgevoerd. De directie is in doorlopend overleg met AZL om de communicatie optimaal te houden. 9.3 Verwachtingen Het bestuur en directie streven ernaar het Pensioenspreekuur als extra service aan de deelnemers zo veel als mogelijk te blijven aanbieden. Vanaf 2020 zal het UPO worden uitgebreid met een navigatiemetafoor, waarmee de deelnemers over het bereikbare pensioen en de gewezen deelnemers over het opgebouwde pensioen in drie scenario’s (pessimistisch, neutraal en optimistisch) worden geïnformeerd.