Jaarverslag 2019, Stichting Pensioenfonds Essity

Stichting Pensioenfonds Essity Jaarverslag 2019 28 14.3 Verklaring Compliance Officer Het pensioenfonds dient zorg te dragen voor een beheerste en integere bedrijfsvoering en heeft mij in dat kader benoemd tot externe compliance officer. In deze jaarlijkse rapportage zijn mijn bevindingen en aanbevelingen over 2019 opgenomen. Ik heb getoetst of bestuurders en beleidsbepalers van het pensioenfonds en haar uitvoeringsorganisatie zich hebben gehouden aan de gedragscode en integriteitsregelingen (zoals de klokkenluiderregeling, incidentenregeling en regeling ongewenst gedrag), en op het voorkomen van belangenverstrengeling. Ik heb daartoe de benodigde informatie ontvangen en kom tot de volgende bevindingen: 1. Er zijn geen inbreuken op de gedragscode en integriteitsregelingen, of gevallen van belangenverstrengeling geconstateerd of gemeld. 2. Er is opgave gedaan van de nevenfuncties van de verbonden personen. Deze leiden niet tot tegenstrijdige belangen. 3. Er zijn geen incidenten, misstanden of ongewenst gedrag gemeld of bekend bij het bestuur en/of mijzelf ten aanzien van de verbonden personen. 4. Er zijn geen klachten ingediend of bekend bij het bestuur en/of mijzelf. 5. Er is vastgesteld dat de uitbestedingspartners een gedragscode hebben die minimaal gelijkwaardig is aan de gedragscode van het pensioenfonds zelf. Ik heb de respondenten gevraagd waarin het pensioenfonds zich op het gebied van compliance en integriteit onderscheidt van andere fondsen. Daarbij werden genoemd: een open cultuur, ruimte voor discussie, uitstekende informatievoorziening, korte lijnen, strakke en duidelijke normen, en professionaliteit (o.a. door de extern belegde compliance-functie). Tevens is gevraagd wat zij de meest actuele integriteitsthema’s voor 2020 vonden. Daarbij werden de volgende onderwerpen genoemd: - IT en databescherming (cybersecurity, AVG- vraagstukken) - Een duidelijker en uniform communicatieproces met het oog op de invoering van de nieuwe pensioenregeling en de stand van zaken rond het Pensioenakkoord - Afbakening van verantwoordelijkheden tussen pensioenfonds en (buitenlandse) werkgever, het borgen van de onafhankelijkheid van en de eenheid binnen het bestuur, en het bieden van voldoende tegenwicht Verhouding pensioenfonds met Zweeds moeder Voor het pensioenfonds speelde nog steeds het vraagstuk van de invloed van de Zweedse moeder op het beleid van het pensioenfonds. In 2019 heeft het bestuur de Zweedse moeder kunnen overtuigen van de onafhankelijke positie van besturen van Nederlandse pensioenfondsen en is er begrip ontstaan voor de positie van het pensioenfonds. Vanuit oogpunt van compliance (belangenverstrengeling) stemt het tot tevredenheid dat dit hoofdstuk kon worden afgesloten. Aanbevelingen voor 2020 1. Evalueer afsluitend proces en resultaat bij de discussie over bestuurlijke onafhankelijkheid en integriteit in relatie tot de Zweedse moeder. 2. Monitor de impact van de transitie naar een nieuw pensioenstelsel op de evenwichtige belangenafweging en de integere en onafhankelijke omgang van de bestuursleden met de daarbij aanwezige belangenstegenstellingen. P.J.M. Akkermans 14.4 Verklaring Visitatiecommissie 1 Inleiding Het bestuur van Stichting Pensioenfonds Essity (hierna het Fonds) heeft VCHolland en daarmee de leden van de visitatiecommissie, na advies van het Verantwoordingsorgaan (VO) van het Fonds, de opdracht gegeven tot de uitvoering van een visitatie bij het Fonds als onderdeel van ene driejaarscyclus van visitaties. De visitatiecommissie (VC) heeft tot (wettelijke) taak toezicht te houden op (de totstandkoming van) het beleid van het bestuur en op de algemene gang van zaken in het Fonds. Binnen dit kader vormt de VC zich een beeld van de wijze waarop het Fonds de Code Pensioenfondsen naleeft. De VC is ten minste belast met het toezien op een adequate risicobeheersing en evenwichtige belangenafweging door het bestuur en legt verantwoording af over de uitvoering van de taken aan het VO en de werkgever, en in het jaarverslag. Het intern toezicht vervult zijn taak zodanig dat het bijdraagt aan het effectief en slagvaardig functioneren van het Fonds en aan een beheerste en integere bedrijfsvoering. VCHolland heeft voor de uitvoering van visitaties een werkwijze ontwikkeld die uiteindelijk uitmondt in een rapportage over de bevindingen en het oordeel van de VC. De visitatie strekte zich uit tot de op 12 maart 2020 beschikbare informatie over het kalenderjaar 2019. 2 Oordeel/Bevindingen Samenvattend oordeel De VC heeft kunnen vaststellen dat in algemene zin het Fonds voldoet aan een adequate risicobeheersing en evenwichtige belangenafweging. Er is sprake van een effectief en slagvaardig optreden van het bestuur en een beheerste en integere bedrijfsvoering. In 2019 is sprake geweest van een bestendige gedragslijn. De VC is in algemene zin positief over de wijze waarop het Fonds wordt aangestuurd. In het bijzonder geldt dat voor de wijze waarop het Fonds is omgegaan met