Jaarverslag 2017, Stichting Pensioenfonds Essity

Stichting Pensioenfonds Essity Jaarverslag 2017 17 9. Communicatie 9.1 Samenvatting Belangrijke ontwikkelingen in 2017 waren: - Extra Pensioenspreekuren met uitleg over de Essity pensioenregeling en toelichting op de pensioenplanner op basis van individueel pensioen; - Introductie van een nieuwe opzet van het UPO; - Verzending individuele brief voor extra toelichting pensioenplanner; - Meer aandacht voor het communiceren over toeslagverwachtingen; - Update van het communicatieplan op basis van de geldende wet- en regelgeving. De website is een belangrijk communicatiemedium voor nieuwsberichten, kwartaalupdates, brochures en documenten, verantwoording door bestuur en (achtergrond)informatie over de pensioenregelingen, etc., etc.. Bij meting van de waardering voor de website in 2016 bleek een hoge waardering hiervan met een cijfer 8. 9.2 Beleid en uitvoering 2017 Het bestuur streeft naar heldere en tijdige communicatie met deelnemers. Het bestuur gebruikt hiervoor diverse mediaplatforms zoals: - Website; - Voorlichtingssessies aan deelnemers, ondernemingsraden en gepensioneerden; - Updates in de werkgeverspublicaties als de Absorber, individuele communicatie per brief zover het individuele pensioentoezeggingen betreffen; - Het Pensioenspreekuur (nieuw initiatief vanaf 2016) dat wordt uitgevoerd door de Directie van het fonds en - Bereikbaarheid/aanspreekbaarheid bestuurders en directie. De website biedt uitgebreide, actuele en tijdige informatie (niet limitatief) over: - Inzicht in eigen pensioensituatie via een gesloten website via DigiD login; - Informatie over pensionering en individuele planning daarvan via de Pensioenplanner ; - De pensioenregelingen; - Veel gestelde vragen; - Informatie over de financiële positie van het fonds; - Organisatie van het fonds; - Nieuwsberichten over pensioenissues en het fonds; - Bundeling van documenten als formulieren, regelingen, jaarverslagen, nieuwsberichten, teksten Absorber, etc., etc.. Het bestuur wordt per kwartaal geïnformeerd over het gebruik van de website, het deelnemersportaal en de pensioenplanner. Ervaring met pensioenspreekuren in 2016 en 2017 heeft aangegeven dat dit voor betreft de informatiebehoefte van deelnemers (en hun partners) een schot in de roos is. Naar verwachting wil 30% van de actieve deelnemers zich graag individueel laten voorlichten, een groep van circa 400 personen. Het fonds heeft daartoe het aantal pensioenspreekuren opgevoerd naar circa 60 in 2017 en voorziet een structurele blijvende inspanning. Het Pensioenspreekuur is bedoeld om deelnemers de pensioenregeling van Essity toe te lichten, uitleg te geven over overheidsmaatregelen zoals AOW leeftijd en om via de pensioenplanner deelnemers te helpen inzicht te krijgen in hun individuele pensioensituatie. Deelnemers zijn enthousiast omdat zij hiermee de pensioenregeling begrijpen en vertrouwen, inzicht krijgen in hun pensioensituatie en controle krijgen over verdere (pensioen)planning. Mede als gevolg van beter pensioeninzicht hebben in 2017 11 deelnemers gebruik gemaakt van flexibel pensioenmogelijkheden. Voor communicatie zijn er tal van wettelijke vereisten, zoals bijvoorbeeld Pensioen 1-2-3, het UPO en individuele communicatie rondom de toegekende indexatie. Samen met de administrateur AZL wordt deze wettelijke communicatie uitgevoerd. De directie is in doorlopend overleg met AZL om de communicatie optimaal te houden. Het bestuur heeft in dat kader in nauw overleg met AZL een update gemaakt van het communicatieplan zodat deze weer voldoet aan de nieuwe wet- en regelgeving. 9.3 Verwachtingen Het bestuur en directie streven ernaar het Pensioenspreekuur als extra service aan de deelnemers zo veel als mogelijk te blijven aanbieden. Daarnaast zal in 2018 aandacht worden besteedt aan de verwerking van de naamswijziging van het fonds in de correspondentie en de communicatie daarover.